Обсудить задачу

Переезд с RO App (РемОнлайн) на свою CRM

Переносим клиентов, заказы с историей, технику и склад в CRM, сделанную под ваш сервис. Пока идёт подготовка, вы работаете в RO App как обычно.

Обсудить переезд

Когда переезд имеет смысл

RO App хорошо закрывает типовой сервис. Переезжают, когда сервис вырос и его процесс перестал помещаться в общую систему. Обычно это видно по одному из признаков.

Часть учёта живёт рядом в Excel

Зарплата мастеров, выезды, плановое обслуживание или отчёты для руководителя ведутся в таблицах, потому что в системе для них нет места.

Процесс не влезает в статусы

Согласование с клиентом, ожидание запчасти от поставщика, гарантия производителя: всё это приходится помечать комментариями.

Нужны свои документы

Квитанции, акты и счета должны выглядеть так, как принято у вас, по формам РБ.

Данные должны остаться под вашим контролем

База клиентов это персональные данные, и обязанности по Закону № 99-З остаются на вас: политика, порядок доступа, срок три рабочих дня на уведомление о нарушении защиты, сведения о системе в Реестре операторов. На своём сервере эти требования исполнимы, а передачи данных за границу нет. Заодно снимается вопрос, где физически лежит база чужого сервиса.

Что переносим

Всё, с чем сервис работает каждый день. По пути чистим базу: склеиваем дубли клиентов, приводим телефоны к одному виду.

Из RO AppВ новую CRM
Клиентыконтакты, реквизиты организаций, комментарии, история обращений
Заказыстатусы, работы, запчасти, суммы, оплаты, комментарии мастеров
Техникасерийные номера и вся история ремонтов по каждому аппарату
Складноменклатура, остатки по складам, закупочные и продажные цены
Деньгисчета, оплаты, долги клиентов
Сотрудникиучётные записи и роли, права настраиваем заново под новую систему

Как проходит переезд

Главное правило: сервис не останавливается. RO App работает, пока новая система не запущена.

  1. Выгружаем

    Забираем данные из RO App и смотрим, что в них есть: где дубли клиентов, где пустые поля, какие статусы реально используются.

    На выходекарта переноса: что куда ляжет в новой системе

  2. Пробный перенос

    Переносим базу в новую систему. Сотрудники пробуют работать на копии, RO App в это время работает как обычно.

    На выходезамечания сотрудников исправлены до переключения

  3. Сверяем

    Сравниваем количество клиентов, заказов и позиций склада, суммы оплат и остатков в старой и новой системе.

    На выходецифры сходятся, расхождения разобраны

  4. Переключаемся

    В день переключения делаем финальный перенос, чтобы попали заказы, принятые во время подготовки.

    На выходесервис работает в новой системе, подписку RO App отключаете сами

Вопросы и ответы

Потеряется ли история заказов?

Нет. Заказы переносим вместе со статусами, работами и запчастями, после переноса сверяем количество записей и суммы.

Нужно ли останавливать работу на время переезда?

Нет. Пока идёт подготовка, сервис работает в RO App. Финальный перенос делаем в день переключения.

Перенесутся ли шаблоны квитанций и актов?

Шаблоны делаем заново в новой системе, по вашим образцам и формам документов.

Переносить всё или только последние годы?

Как решите. Можно перенести всю базу или только клиентов и заказы с выбранной даты, а старое оставить архивом.

Сколько длится переезд?

Срок называем после разбора процесса и объёма данных.

Что будет с сотрудниками?

Обучаем работе в новой системе до переключения, на пробном переносе они уже работают руками.

Обсудить переезд

Напишите, сколько у вас точек и сотрудников и что сейчас ведёте в RO App. Разберём, как перенести базу.